はじめに
こんにちは、皆さん！今回はAIツールであるChatGPTと、ノーコード自動化ツールのMakeを使って、定型メールの自動返信を効率化する方法を詳しくご紹介します。この動画では、定型的なメール対応をいかに自動化し、どれだけの時間を節約できるかについて、具体的に掘り下げていきます。
メール自動化の目的
まず、メールを自動化する目的について考えてみましょう。例えば、よくある「営業時間は？」や「料金について教えてください」といった質問に毎日何度も答えることに、どれほどの時間を使っているかを想像してください。1件あたりの返信に1分かかるとすれば、1日20件の問い合わせに対しては20分、それが1ヶ月で約10時間になります。この時間をもっと重要なタスクに使えるとしたら、どれだけの効果があるでしょうか。
ChatGPTとMakeを使った自動化の仕組み
具体的な仕組みについて解説します。ChatGPTはAIによる文章生成のツールで、Makeはノーコードで自動化フローを構築できるツールです。Makeを使うと、例えば「Gmailに新しいメールが届いたら、自動でChatGPTを使って返信を作り、そのまま送信する」というフローを簡単に設定できます。
大前提となるリスクと限界
自動化の前提として理解しておくべきリスクと限界があります。すべての問い合わせに対してAIが適切に答えられるわけではありません。特に感情的な対応が必要なクレームや複雑な質問には、人間が対応するべきです。そのため、自動化フローの中に例外処理を加えることが重要です。
ChatGPTプロンプトの設定方法
プロンプトとは、ChatGPTに何を答えてもらいたいかを指示する文章です。プロンプトの質が自動化の成功を左右します。具体的な指示を与えることで、ChatGPTはその通りに答えてくれます。
Makeでのフロー設定
Makeでは、GmailとChatGPTを連携させて、自動返信のフローを作ります。Gmailに新しいメールが届いたら、それをトリガーにしてChatGPTを呼び出します。このフローを設定することで、問い合わせに対する対応を完全に自動化することができます。
効率化のための改善とモニタリング
自動化フローを導入した後も、継続的な改善とモニタリングが必要です。顧客からのフィードバックを活用し、プロンプトを改善していくことが重要です。
自動化によるメリットのまとめ
ChatGPTとMakeを使った自動返信により、単純なメール対応にかかる時間を大幅に削減できます。これにより、より価値のあるタスクに時間を割くことができ、顧客満足度の向上にもつながります。
まとめと次のステップ
この動画では、ChatGPTとMakeを使って定型メールの自動返信を効率化する方法を詳しく解説しました。この方法を試すことで、あなたの業務がどれだけ効率的に進むかをぜひ体験してみてください。
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